Ajuda para o Sistema de Pré Reservas

A opção Reserva do site mostrada abaixo

abre a tela a seguir:

Quando o usuário preenche os dados e clica em Enviar Solicitação de Reserva o site grava no banco de dados uma solicitação de pré reserva e todos os dados do solicitante.

Os dados dos Solicitantes podem ser vistos na opção Cadastro do menu acima.

O site envia um e-Mail para o solicitante para ele saber que houve a notificação, com cópia para reservas@pousadailhabela.com, e para pousada@pousadailhabela.com.

Se na tela de Parâmetros abaixo o a opção Mostra Botão de Cálculo estiver marcada o botão Ver Cotação acima será mostrado.

Ao clicar Ver Cotação a tela de Orçamento é mostrada como nesse exemplo.

No rodapé da tela de orçamento como se vê a seguir

Existem várias possibilidades para o solicitante:

  1. Quadro de Tarifas: se clicar em Veja Aqui... será mostrado ao solicitante o quadro de tarifas diárias do orçamento que será tratado depois.

  2. A tela de orçamento mostra os valores para a estadia nas 3 suites, permitindo-lhe fazer uma escolha entre as opções mostradas no campo "Sua Preferência" acima.

  3. Consultar Disponibilidade: irá enviar um email para o cliente com o título "Orçamento para Reserva de Hospedagem de <nome do solicitante>" com os dados do orçamento mostrado no exemplo, com cópia para reservas@pousadailhabela.com, e para pousada@pousadailhabela.com.

Atenção!!

Os e-Mails enviados para reservas@pousadailhabela.com são importantes para avisar quem está gerenciando reservas para entrar no backend para atender as solicitações de orçamentos.

É importante solicitar que as pessoas que pedem cotação com uma simples mensagem nas fanpages sejam direcionadas a fazê-lo usando o botão "Reservar Agora" do Facebook ou indicar a Opção Contato >> Reservas, ou ainda divulgar este link "https://www.pousadailhabela.com/reserva.php".

Está explicado então como os dados chegam à essa tela de Pré-Reservas, que serve para administra-las.

O acesso ao backend será feito informando usuário e senha.

O registro do usuário tem os seguintes direitos disponíveis:

`administrador` = tem acesso completo ao sistema e liberdade total para dar descontos e anotar pagamentos.

`administra_orcamentos` = tem autorização de montar orçamentos oferecendo desconto até o limite parametrizado

 `administra_ocupacao` = tem autorização de programar as estadias

 `administra_recepcao` = tem autorização de fazer check-in, check-out e anotar o recebimento relativo a estas atividades.

`administra_financas` = tem autorização de anotar pagamentos de reservas ou ckeck-in/out recebidos

O menu das Reservas mostrado abaixo

 

Resumo

Notar que há um tipo de evolução do andamento das reservas quando se caminha das listas de opções da esquerda para a direita.

As "Não atendidas" são aquelas que não foram ainda tratadas pelo backend. Quando montar um orçamento e ajustar seus valores, para uma das reservas desta lista, a Reserva sai desta lista.

As "Orçadas" já tem os dados do orçamento completos mas precisam ser enviadas ao solicitante por e-Mail para a aprovação dele.

A lista das "Avisadas" são aquelas Reservas que estão pendentes de aprovação. Atenção essa é a lista mais importante para a venda pró-ativa. Use essa lista para se comunicar com o cliente para se certificar da oportunidade da venda. Se a Reserva for anotada como Aprovada sai desta lista e vai para a próxima.

As "Aprovadas" são importantes para que o solicitante saiba que tem que fazer o pagamento inicial da reserva para efetiva-la.Também deve ser usada para contatar o solicitante até que se constate o pagamento inicial. Este anotado a Reserva sai desta lista e vai para a próxima.

As Reservas "Pagas" servem para administrar as hospedagens correspondentes. Nela podemos anotar os pagamentos seguintes (complemento da reserva e chek-out) e principalmente programar as suites que serão utilizadas.

Utilização

Sempre que fizermos uma das escolhas acima, a tela que se abrirá será a mesma (fica mais fácil de lembrar as funções). É um menu como o mostrado abaixo, que permitirá gerenciar toda a Reserva + Estadia.

Note que há dois botões ladeando o Código da Reserva.

Eles permitem que se vá avançando ou retrocedendo entre aquelas da lista selecionada.

 

Por enquanto temos 4 abas para administração da Reserva:

  1. Cadastro
  1. Orçamento
  1. Reserva
  1. Hóspedes

1. Cadastro

Os dados iniciais (como mostrados no exemplo acima) são Incluídos quando um solicitante manda uma Solicitação de Reserva ou um Contato

Com o andamento do relacionamento os dados vão se completando conforme a necessidade da relação se amplie.

Um nome de referência, mesmo que incompleto, um e-Mail, e um telefone são obrigatórios no Preenchimento da Reserva.

Caso o solicitante queira Aprovar um orçamento enviado pela Pousada, ele precisará completar alguns dados na tela acima.

Passam a ser obrigatórios: Nome Completo, Senhas, CPF ou CNPJ conforme sejam Pessoa Física ou Jurídica, RG ou Inscrição Estadual (idem).

Opcionalmente pode preencher o campo Apelido que se preenchido será como será chamado na Pousada, eliminando constrangimentos sobre gênero.

Caso o solicitante, tendo aprovado, queira fazer o pagamento pelo site utilizando cartões (débito ou crédito) ao menos um Endereço precisará ser informado clicando no botão de Endereços que abre a tela a seguir.

Neste exemplo o solicitante não tinha nenhum endereço anotado daí a lista de opções surgir com o item "Escolha o Tipo". Podemos ter esses 3 tipos de endereço associados ao solicitante /  hóspede.

Caso feita uma escolha a tela que aparece é  esta a seguir.

Os dados desta tela são praticamente padronizados, sendo que se for informado um CEP válido o aplicativo preencherá automaticamente os dados do endereço a menos dos campos número e complemento.

Se já se tratar de hospedagem contratada a data de Nascimento passa a ser obrigatória também.

2. Orçamento

Caso o Orçamento não tenha sido feito (ou pelo solicitante na opção de ver orçamento acima, a tela apresentada será a seguinte:

Só há uma escolha nesse caso que é clicar em "Montar Orçamento" para que o aplicativo calcule o orçamento solicitado conforme todas as regras e dados do Tarifário.

Será então mostrada a tela abaixo, com os cálculos feitos, para cada tipo de acomodação.

Notar que existem 3 campos de desconto e 3 campos de totais editáveis (com bordos marcados).

Pode-se oferecer um desconto percentual ou ainda um valor fechado para a estadia para cada tipo de acomodação conforme a conveniência no período.

Existem também 3 campos de check para apontar disponibilidade da acomodação mostrada na coluna.

Acertados os valores clique em "Atualizar" para gravar a oferta da pousada e clique depois de atualizado em "enviar e-Mail".

Quando feita a atualização a Reserva será considerada "Orçada" e os dados de quem e quando fez ficam registrados na tela de orçamento. Neste caso a Reserva é transferida para a segunda lista "Orçadas".

Quando feita a atualização a Reserva será considerada "Orçada" e os dados de quem e quando fez ficam registrados na tela de orçamento.

Atenção enviar o e-Mail para o cliente é importante pois ele poderá acessar a reserva e daí aprova-la diretamente.

Quando feita a notificação ao cliente a Reserva será considerada "Enviada" e os dados de quem e quando fez ficam registrados na tela de orçamento.

Ao Enviar para o solicitante esse receberá um e-Mail como o exemplificado abaixo:

Veja que há um link no email do solicitante que o levará diretamente à administração de sua reserva.

A tela de Orçamento da Reserva se apresentará para o solicitante como mostrado abaixo, sem a possibilidade de edição dos campos. Apartir dela o solicitante pode escolher a melhor acomodação e depois indo à tela da Reserva anotar essa escolha.Nas outras abas o solicitante poderá fazer algumas alterações como completar Dados Cadastrais, Aprovar a reserva, ou completar Dados de Check-in. Sempre que ele receber notificação sobre essa Reserva (como pagamentos efetuados por exemplo) ele terá esse link.

Se informar uma senha de acesso na tela do cadastro ele passará a ter sua senha solicitada no acesso às suas reservas.

 

3. Reserva

Esta tela resume todos os dados da Reserva / Hospedagem.

Separaremos os dados desta tela em grupos:

Dados da Solicitação de Reserva

Quando um solicitante vê um Orçamento via web ele pode naquela tela mesmo escolher o tipo de acomodação que pretende usar.

O solicitante pode também escolher uma acomodação nessa tela quando receber um link por e-Mail para entrar a Reserva para a Aprovar.

No primeiro quadro a informação da Acomodação irá então aparecer, e os valores correspondentes dos dois quadros de baixo estarão preenchidos.

O botão "Disponibilidade" só se habilita para usuário com direito de administrar ocupacao. Ele roda uma rotina que vai buscar tantas acomodações quantas sejam os Números de Suites anotado para o período correspondente. Anota ainda o número de camas extras necessárias para atender a Reserva a cada data ocupada.

Encontrando disponibilidade esse botão é trocado pelo de "Desprogramar" o que irá desfazer a programação desta reserva também por usuário com os direitos citados acima.

À direita deste botão irão aparecer quais as suites que foram reservadas para a Reserva

Andamento da Reserva

O mesmo fluxo das listas de Reserva se repete aqui de cima para baixo.

Os campos do quadro Orçamento ficam habilitados para quem tem direitos de Montar Orçamento.

O campo "Orçada" é marcado automaticamente quando se clica em "Atualizar" no  Monta o Orçamento. Ele fica Habilitado enquanto o campo "Avisou Cliente Que Orçou" (abaixo do Orçada) não estiver marcado.

Este último também é marcado automaticamente quando clicar em "Enviar e-Mail" no Monta o Orçamento. Se marcado não se habilita mais para ser desmarcado.

O campo "Aprovado" pode ser acessado tanto por usuário do Backend como pelo solicitante com o link que recebeu por e-Mail. Esse campo fica habilitado enquanto o campo "Pagamento Inicial" não for marcado. Quem anotou a aprovação e quando o fez ficam anotados nos campos à direita.

O campo "Pagamento Inicial" só é habilitado para usuário com direito ao Financeiro, e caso a Reserva esteja marcada como Aprovada e o campo "Programado" não estiver habilitado (para cancelar um pagamento inicial é preciso antes desprogramar a Reserva, o que irá liberar as suites destinadas a ela).

O campo "Programado" não se habilita diretamente nesta tela, seus dados são lançados com os botões "Disponibilidade" ou "Desprogramar" já citados anteriormente.

Os campos "Pagamento Complementar" e "Pagamento do Check-out" são habilitatos para usuários com direitos de Recepção ou Financeiro.

Há ainda uma funcionalidade habilitada somente para quem tem direitos de Administrador que é a de Excluir uma Reserva.

Para esses usuários aparece o botão "Excluir Reserva"  como mostrado abaixo.

Esse processo só se realiza se o usuário tiver direitos de Administrador e a Reserva estiver sido somente "Orçada" e "Cliente Avisado".

Se houve um pagamento ou a Reserva esteja Aprovada  a exclusão não será permitida e consequentemente o botão desaparecerá da tela.

Dados para Hospedagem e Estatísticas

Os dados da tela mostrada acima são complementares e precisam ser preenchidos para poder validar o check-in. Junto com eles ainda precisam ser preenchidos os dados da seção abaixo.

3. Hóspedes

Essa seção é para ser preenchida pelo hóspede no seu check-in. Preferivelmente ele o fará antes de chegar à pousada cabendo à recepção somente conferir os dados com os hóspedes relacionados na Reserva e Imprimir ou futuramente transmitir a Ficha Nacional de Registro de Hospedagem exigida pelo Ministério do Turismo - Sistema Nacional de Registro de Hóspedes.

Caso o hóspede não tenha ainda preenchido seus dados completos no Cadastro Geral, a tela se apresentará como abaixo:

Após completar os dados da aba Cadastro, ao voltar à aba Hóspedes tela abaixo é usada para esse registro.

Esta tela apresenta um quadro para cada hóspede, sendo o primeiro aquele que consta no Cadastro Geral.

Se quiser alterar alguma informação basta alterar os campos e clicar no ícone Salvar no quadro correspondente tal como mostrado abaixo.

O ícone Excluir presta-se a eliminar uma ficha de hóspede por algum erro cometido.

Sempre o último quadro se apresenta com o botão Criar Novo que tem a finalidade de incluir novo hóspede na Reserva.

Notar que há aqui novamente campos úteis como Apelido para simplificar o trato com os hóspedes, Uma imagem atualizada (lembrando que essa ficha pode ser preenchida pelo celular e a foto enviada diretamente dele) que ajuda a identificar o hóspede nas dependências do hotel, assim como alguma informação complementar como por exemplo problemas de saúde, alergias, deficiências físicas ou comportamentais que possam necessitar de atenção especia.